Tips dan Trik Menyusun Jadwal Pelajaran

Oleh: Hariyanto SMA Negeri 3 Malang  

A.  Pendahuluan            

  Menyusun jadual pelajaran adalah salah satu  kegiatan dalam manajemen kurikulum di sekolah pada proses pengorganisasian (organizing). Pekerjaan tersebut umumnya dilakukan oleh petugas khusus penyusun jadual (di Sekolah Dasar), Seksi Kurikulum (di SMP), atau wakil kepala sekolah bidang kurikulum (di SMA/SMK/MA). Jadual pelajaran berfungsi sebagai pedoman mengajar bagi guru dan pedoman belajar bagi siswa.  Di dalam jadual pelajaran menjabarkan seluruh program pengajaran di sekolah, karena dengan melihat jadual pelajaran akan diketahui: (1) mata pelajaran apa yang akan diajarkan, (2) kapan pelajaran itu diajarkan, (3) di mana (ruang) pelajaran diajarkan, dan (4) siapa (guru) yang mengajar pada suatu kelas tertentu selama satu minggu. Jadual pelajaran dibedakan menjadi dua macam yaitu jadual pelajaran umum dan jadual pelajaran khusus. Jadual pelajaran umum memuat pengaturan pemberian mata pelajaran pada seluruh kelas dan menunjukkan pembagian waktu mengajar bagi seluruh guru di sekolah itu. Sedangkan jadual pelajaran khusus adalah kegiatan pemberian mata pelajaran yang hanya berlaku bagi suatu kelas tertentu/sekelompok siswa tertentu pada hari-hari tertentu (Suryosubroto, 2004:43). Mengingat menyusun jadual pelajaran harus dibutuhkan ketelitian,ketelatenan, serta dihasilkan jadual yang memperlancar proses pembelajaran untuk mempercepat  ketercapaian tujuan pembelajaran, maka harus diperlukan beberapa tips and trick tertentu. Tips and trick penyusunan jadual pelajaran adalah penyusun jadual pelajaran harus: 1) memperhatikan persyaratan tertentu dalam penyusunan jadual pelajaran, 2) memahami langkah-langkah penyusunan jadual, serta 3) memilih alat bantu atau perangkat lunak/software yang tepat. 

PANDUAN LENGKAP SILAKAN DOWNLOAD 
 

B.   Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan jadual pelajaran       

      Tips and trick pertama dalam penyusunan jadual pelajaran adalah memperhatikan persyaratan tertentu dalam penyusunan jadual pelajaran. Menurut Ahmadi (1978:73-74) penyusunan jadual pelajaran harus memperhatikan enam hal, yaitu:

1. adanya selingan antara mata pelajaran satu dengan lainnya agar tidak menjemukan (untuk memenuhi persyaratan ini dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu pemberian jeda waktu tiap ganti pelajaran atau pindah ruang setiap ganti pelajaran (moving class),

2.  pelajaran jangan terlalu lama (kelas I dan II SD 30 menit/jam pelajaran, kelas III-IV SD 40 menit/jam pelajaran, dan sekolah lanjutan 45 menit/jam pelajaran),

3. masing-masing pelajaran dicarikan waktu yang tepat (mata pelajaran yang membutuhkan daya pikir dan tenaga seperti MIPA dan penjasorkes dijadualkan pada jam permulaan),

4.harus disediakan waktu istirahat agar siswa tidak telalu lelah,

5.jangan sampai kegiatan di suatu kelas mengganggu kegiatan kelas sebelahnya, dan

6. untuk kelas-kelas yang siswanya sedikit dapat digabung untuk melakukan kegiatan yang sama. 

C.  Langkah-Langkah Penyusunan Jadual Pelajaran

Tips and trick kedua dalam penyusunan jadual pelajaran adalah memahami langkah-langkah penyusunan jadual pelajaran.  Kegiatan penyusunan jadual pelajaran akan terasa mudah dan cepat apabila mengikuti langkah-langkah sistematik penyusunan jadual pelajaran. Langkah-langkah penyusunan jadual pelajaran dalam manajemen kurikulum adalah sebagai berikut: 1) penyusunan struktur program kurikulum masing-masing mata pelajaran ( jenis mata pelajaran yang diajarkan dan jumlah jam perminggu masing-masing mapel tiap jenjang kelas), 2) penyusunan pembagian tugas jam mengajar guru (berisi nama guru, jenis mata pelajaran yang diajarkan, jumlah jam masing-masing mapel, dan kelas yang diajar)3) penentuan hari-hari atau jam-jam kosong masing-masing mata pelajaran dan guru (misalnya; pelajaran Penjasorkes hanya jam ke 1 s.d 4, hari untuk kegiatan MGMP, pembinaan, dan kegiatan sekolah lainnya), 4) penentuan jumlah jam pelajaran sekolah tiap hari atau tiap minggu (misalnya senin s.d kamis: 8 jam pelajaran, jumat dan sabtu: 6 jam pelajaran; jadi jumlah jam pelajaran sekolah  perminggu adalah 44 jam pelajaran),

 5) penentuan jumlah ruang mapel (khusus sekolah yang menyelenggarakan moving class), jumlah ruang mapel adalah pembulatan ke atas (harus!) dari rasio jumlah jam pelajaran tiap mapel total dengan jumlah jam pelajaran sekolah perminggu.

 6) penentuan jumlah jam pelajaran tiap ruang mapel perminggu

     Untuk menentukan jumlah jam pelajaran dalam ruang tertentu harus merata, yaitu tidak boleh melebihi jumlah jam mapel total perminggu dibagi jumlah ruang mapel. 

7) mendistribusikan jam-jam guru mata pelajaran pada kelas, jam, dan hari-hari yang telah direncanakan8) mempublikasikan jadual pelajaran kepada guru, siswa, dan komponen lain yang memerlukannya.

D.  Pemilihan alat Bantu/software dalam penyusunan jadual pelajaran   

        Tips and trick ketiga dalam penyusunan jadual pelajaran adalah memilih alat Bantu/software yang tepat. Banyak cara yang digunakan untuk mempermudah penyusunan jadual yaitu dengan mengunakan cara manual dengan sistem kartu, menggunakan format condition pada program aplikasi Microsoft excel, atau yang terbaru dengan software ASc Timetables. Cara manual dengan system kartu dilakukan dengan membuat kartu yang berwarna-warni yang masing-masing diisi nama guru dan mapel yang diajarkan. Satu kartu menyatakan satu kali tatap muka/pertemuan (2 jp atau 1 jp), tiap warna kartu menyatakan pengajar/guru tertentu, dengan cara ini dimungkinkan akan mempermudah menempatkan jam-jam tatap muka guru mapel tertentu sehingga tidak terjadi tumbukan jadual atau ketidaksesuaian jumlah jam mengajar tiap guru. Cara system kartu ini memiliki banyak kelemahan, di antaranya tidak praktis (karena harus membuat kartu yang bermacam-macam), memerlukan ketelitian dan kecermatan yang tinggi (karena disusun secara manual), memerlukan waktu yang lama, dan untuk mencetak harus dilakukan pengetikan ulang lebih dahulu. Cara menyusun jadual pelajaran kedua adalah cara format condition pada program aplikasi Microsoft excel.  Cara tersebut sebenarnya mempunyai tujuan yang sama dengan cara yang pertama, di mana apabila terdapat data yang sama dalam satu baris (row) atau kolom (column) akan mengakibatkan timbulnya warna tertentu atau bunyi tertentu (sesuai setting format condition-nya) sehingga tumbukan jam mengajar guru yang sama dapat diketahui dan dihindari. Cara format condition  masih banyak memiliki kelemahan di antaranya memerlukan ketelitian dan kecermatan yang tinggi (karena distribusi jam masih disusun secara manual), memerlukan waktu yang lama, akan tetapi kelebihan dari cara ini adalah bisa langsung dicetak tanpa pengetikan ulang.  Cara yang ketiga adalah dengan menggunakan ASc Timetables 2008. Cara ini mempunyai konsep dasar yang sama dengan cara yang pertama (system kartu) yaitu dilakukan dengan 3 tahap:

a. tahap inventarisasi, yaitu  menginventarisasi jumlah jam masing-masing mapel tiap kelas perminggu (diketahui dari struktur program kurikulum), jumlah jam dan mapel yang diajarkan tiap guru pada suatu kelas (dapat dilihat dari pembagian tugas mengajar), jumlah jam pelajaran maksimum tiap ruang mapel

b. tahap entry data, yaitu tahap memasukan data guru (nama, kode, warna, mengajar jenis mapel dan kelas serta jumlah tatap muka, hari/jam kosong), data mapel (nama mapel, kode, jam-jam kosong), data kelas (nama kelas, kode, kelompok siswa), dan data ruang (nama ruang, kode, hari/jam kosong). Pada tahap ini sebenarnya sama dengan pembuatan kartu pada cara pertama, tetapi semua dilakukan secara computerized.

c. Distribusi jam, yaitu mendistribusikan kartu-kartu tatap muka perguru permapel yang mempunyai kondisi persyaratan tertentu. Pendistribusian kartu dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu otomatis (generate) dan manual. Pada cara otomatis, setelah data sudah ter-entry semua (semua kartu sudah dibuat) dapat diditribusaikan secara otomatis sehingga penyusun jadual tidak perlu berfikir untuk mendistribusikan kartu-kartu yang tersedia. Pada umumya apabila tingkat kesulitan tinggi (misalnya jadual pada moving class) generate berlangsung lama bahkan lebih dari 24 jam. Sedangkan cara manual, pendistribusian kartu dilakukan secara manual, dengan cara ini penyusun jadual harus berfikir keras untuk mendistribusikannya. Untuk mempercepat waktu pendistribusian kartu, sebaiknya dilakukan dengan cara kombinasi yaitu otomatis dulu sampai 60-70% kemudian sisa kartu yang belum terdistribusi diatur secara manual.          Berdasarkan uraian tiga cara pemilihan alat Bantu/software penyusunan jadual pelajaran di atas, maka cara yang paling paling praktis adalah cara ketiga yaitu dengan menggunakan alat Bantu/software ASc Timetables 2008. Berikut ini diuraikan langkah-langkah bagaimana menyusun jadual pelajaran dengan ASc Timetables 2008 mulai dari instalasi, entry-data, pendistribusian kartu, ekspor data, dan penyajian jadual pelajaran yang sudah jadi.

PANDUAN LENGKAP SILAKAN DOWNLOAD